OOS یا Out of Specification زمانی رخ می‌دهد که نتیجه یک آزمون کنترل کیفی خارج از محدوده مشخصات تأییدشده قرار گیرد؛ مشخصاتی که قبلاً در Specification محصول، ماده اولیه، ماده بسته‌بندی یا فرآیند ثبت و تأیید شده‌اند. از منظر GMP، OOS صرفاً یک عدد غیرقابل قبول نیست، بلکه نشانه‌ای است از این‌که سیستم کنترل کیفیت در نقطه‌ای از زنجیره طراحی، تولید یا آزمون دچار شکست شده است.

نکته کلیدی این است که OOS همیشه به معنای معیوب بودن محصول نیست، اما همیشه به معنای لزوم بررسی فوری، سیستماتیک و مستند است. هرگونه برخورد احساسی، شتاب‌زده یا مبتنی بر حدس و گمان با OOS می‌تواند تبعات رگولاتوری جدی به دنبال داشته باشد و اعتماد به داده‌های کیفی را زیر سؤال ببرد.

انواع OOS از نگاه تخصصی

از نظر حرفه‌ای، OOS را نمی‌توان به‌صورت یک مفهوم واحد در نظر گرفت. شناخت نوع OOS نقش تعیین‌کننده‌ای در مسیر بررسی و تصمیم نهایی دارد.

OOS تحلیلی

این نوع OOS ناشی از خطا در فرآیند آزمون است، نه خود محصول. عواملی مانند آماده‌سازی نادرست نمونه، خطای اپراتور، مشکل در تجهیزات، عدم انطباق شرایط آزمون با روش تأییدشده یا نقص در روش تحلیلی می‌توانند منجر به OOS تحلیلی شوند. در این حالت، تمرکز بررسی باید کاملاً روی آزمایشگاه باشد.

OOS واقعی یا فرآیندی

در این حالت، نتیجه خارج از Specification واقعاً بازتاب وضعیت محصول است. ریشه مشکل می‌تواند در مواد اولیه، پارامترهای فرآیند، شرایط محیطی، تجهیزات یا حتی طراحی فرمولاسیون باشد. این نوع OOS معمولاً پیامدهای سنگین‌تری دارد و ممکن است به رد بچ یا اقدامات اصلاحی گسترده منجر شود.

اصول غیرقابل مذاکره در برخورد با OOS

برخورد با OOS تابع قواعد سخت‌گیرانه GMP است و برخی اصول در این مسیر خط قرمز محسوب می‌شوند. مهم‌ترین اصل این است که هیچ داده‌ای نباید حذف، نادیده یا جایگزین شود. اولین نتیجه نامنطبق همیشه معتبر است، مگر آنکه با شواهد مستند علمی خلاف آن ثابت شود.

اصل دوم، جلوگیری از تکرار آزمون بدون توجیه علمی است. Retest یا Resample فقط زمانی مجاز است که دلیل علمی و مستند برای آن وجود داشته باشد. تکرار آزمون با هدف رسیدن به نتیجه قابل قبول از نگاه رگولاتوری تخلف جدی محسوب می‌شود.

ساختار استاندارد بررسی OOS

بررسی OOS باید مرحله‌بندی شده و کاملاً مستند باشد. این ساختار نه‌تنها الزام GMP است، بلکه تنها راه دفاع‌پذیر در برابر رگولاتور محسوب می‌شود.

مرحله اول: بررسی آزمایشگاهی

در این مرحله، بدون پیش‌داوری، تمام عوامل مرتبط با آزمون بررسی می‌شوند. صحت تجهیزات، کالیبراسیون، انطباق روش، شرایط محیطی، آموزش اپراتور و آماده‌سازی نمونه باید به‌دقت ارزیابی شوند. هدف این مرحله تشخیص OOS تحلیلی از واقعی است.

مرحله دوم: بررسی گسترده فرآیندی

اگر در مرحله اول علت آزمایشگاهی اثبات نشود، بررسی به سطح فرآیند گسترش می‌یابد. مواد اولیه، سوابق تولید، پارامترهای بحرانی فرآیند، شرایط نگهداری و حتی تغییرات کوچک ثبت‌شده در Batch Record مورد تحلیل قرار می‌گیرند. در این مرحله نگاه باید سیستمی و بدون تمرکز صرف بر یک عامل خاص باشد.

مرحله سوم: تصمیم‌گیری و اقدام اصلاحی

پس از تکمیل بررسی، باید تصمیم مشخص و مستند درباره وضعیت بچ گرفته شود. پذیرش مشروط، رد کامل، یا انجام CAPA از گزینه‌های ممکن هستند. هر تصمیم باید مبتنی بر داده، تحلیل ریشه‌ای و ارزیابی ریسک باشد، نه فشار زمانی یا تجاری.

محتوای یک گزارش OOS قابل دفاع

یک گزارش OOS حرفه‌ای باید فراتر از توصیف یک عدد غیرقابل قبول باشد. این گزارش باید روایت کاملی از آنچه رخ داده ارائه دهد و نشان دهد که سازمان کنترل کامل بر سیستم کیفیت خود دارد.

گزارش OOS باید شامل توصیف دقیق آزمون، Specification، نتیجه نامنطبق، تحلیل مرحله‌به‌مرحله بررسی، شواهد مستند، نتیجه‌گیری نهایی و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه باشد. هرگونه ابهام، تناقض یا فقدان مستندات می‌تواند گزارش را در ممیزی غیرقابل دفاع کند.

ارتباط OOS با CAPA و بهبود سیستم

OOS نباید صرفاً به‌عنوان یک رویداد منفرد دیده شود. هر OOS یک فرصت بالقوه برای شناسایی ضعف‌های سیستم است. CAPA مؤثر باید به ریشه واقعی مشکل بپردازد، نه فقط پیامد آن. اگر OOS ناشی از ضعف روش تحلیلی است، اصلاح روش کافی نیست مگر اینکه آموزش، تجهیزات و مستندسازی نیز بازبینی شوند.

سازمان‌هایی که OOS را به‌درستی تحلیل می‌کنند، معمولاً با گذر زمان شاهد کاهش تکرار انحرافات، افزایش پایداری فرآیند و تعامل بهتر با رگولاتورها هستند.

نگاه رگولاتوری به OOS

از دید رگولاتور، نحوه برخورد با OOS حتی مهم‌تر از خود OOS است. وجود OOS به‌تنهایی الزاماً نشانه ضعف نیست، اما برخورد غیرعلمی، حذف داده‌ها، یا تصمیم‌گیری غیرمستند نشانه نقص جدی سیستم کیفیت تلقی می‌شود.

در بازرسی‌ها، انتظار می‌رود سازمان بتواند منطق تصمیمات خود را توضیح دهد، مسیر بررسی را نشان دهد و ثابت کند که کنترل فرآیند و آزمایشگاه در دست اوست. OOS مدیریت‌نشده می‌تواند به Findings بحرانی و حتی تعلیق مجوز منجر شود.

جمع‌بندی

OOS در صنعت داروسازی یک رویداد حساس و چندبعدی است که مدیریت آن نیازمند دانش تحلیلی، انضباط مستندسازی و تعهد واقعی به اصول GMP است. تشخیص صحیح نوع OOS، اجرای بررسی مرحله‌بندی‌شده، و مستندسازی شفاف، پایه برخورد حرفه‌ای با این پدیده هستند.

سازمان‌هایی که OOS را نه به‌عنوان تهدید، بلکه به‌عنوان ابزار یادگیری سیستماتیک می‌بینند، به‌مرور به سیستم کیفیت بالغ، پایدار و قابل دفاع در برابر رگولاتورها دست پیدا می‌کنند. در گام بعدی، می‌توان به‌صورت جداگانه و عمیق به OOT پرداخت و نقش آن را در پیشگیری از OOSهای آینده تشریح کرد.